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Digitale Erfassung von Anwesenden an
(Lehr-)Veranstaltungen

Fragen und Antworten

Allgemeines, technische Voraussetzungen

Ich habe ein älteres Smartphone. Kann ich das für die Erfassung von Anwesenden verwenden?

Ja, das Smartphone muss lediglich mit dem WLAN verbunden sein oder eine mobile Datenverbindung haben. Wenn die Erfassung über die USC erfolgen soll, muss das Gerät die Near Field Communication (NFC) unterstützen.
Das funktioniert mit
Apple: ab iPhone 8 und iOS Version 13
Android: Geräte mit NFC-Unterstützung und ab Android 6

Was ist die Löwen App und wo bekomme ich die her?

Die Löwen App ist die offizielle App der MLU. Sie wurde in erster Linie zur Unterstützung unserer Studierenden ins Leben gerufen, ist aber seit Kurzem auch mit ausgewählten Diensten für die Mitarbeiter*innen verfügbar. Die Erweiterung für die Teilnehmer*innenerfassung ist für beide Nutzergruppen nutzbar und auch ohne Anmeldung an der App verfügbar. Informationen und die Downloadlinks für die App finden Sie hier: https://www.itz.uni-halle.de/dienstleistungen/loewenapp/

Kann ich das Erfassen mit der App im Vorfeld ausprobieren?

Ja, dafür ist ein Testgebäude mit einem Testraum eingerichtet, den Sie finden, wenn Sie „QR-Code erstellen“ aufrufen. Einfach den QR-Code für diesen Raum scannen und mit der Erfassung von Teilnehmern beginnen. Die im Testgebäude/-raum erfassten Daten werden nicht zur Kontaktverfolgung ausgewertet und am Tagesende gelöscht.

QR-Code für Testraum

Ist die Benutzung der digitalen Erfassung von Teilnehmer*innen den Lehrveranstaltungen vorbehalten?

Nein, die Erfassungsfunktion kann für jede Art von Veranstaltung oder Zusammenkünften an der MLU verwenden werden. Überall, wo eine Kontaktliste geführt werden muss, kann das System verwendet werden.

Ich habe ein eigenes System für die Erfassung. Kann ich dieses verwenden?

Das IT-Servicezentrum hat die Erweiterung der Löwen App für die Teilnehmer*innenerfassung in Zusammenarbeit mit dem Kanzler entwickelt und abgestimmt. Bei der Verwendung von anderen Verfahren ist es der MLU nicht möglich, zentral, schnell und vollständig Daten für die Kontaktermittlung zusammenzustellen. Es ist im Sinne der Gesundheit und Sicherheit von allen Beteiligten, dass nur die digitale Erfassung über die Löwen App verwendet wird.

Ich möchte mein persönliches Smartphone nicht für die Erfassung verwenden. Was kann ich tun?

Für die zentral verwalteten Räume werden Smartphones für die Erfassung an zentralen Stellen zur Verfügung gestellt. Die Anzahl ist jedoch stark begrenzt, so dass als Notlösung Kontaktlisten auf Papier geführt werden müssen. Die Listen und Teilnahmebögen stellt die Universität unter https://www.uni-halle.de/coronavirus/wichtigedokumente/ bereit.

Check-in

Können sich Studierende selbst für eine Veranstaltung registrieren?

Die Registrierung kann beim Einlass in den Raum durch Scannen des angebrachten QR-Codes von Studierenden selbst vorgenommen werden.
Eine Selbstregistrierung setzt die Benutzung eines Smartphones und der Löwen App jedes einzelnen Anwesenden voraus.

Muss ich den QR-Code ausdrucken?

Das Ausdrucken des QR-Codes ist nur erforderlich, wenn dieser zur Selbstregistrierung am Eingang angebracht werden soll bzw. noch kein QR-Code im Eingangsbereich vorhanden ist.

Muss ich am Ende der Veranstaltung die Anwesenden erneut erfassen (Check-out)?

Nein, es wird davon ausgegangen, dass die Anwesenden für die Dauer der Veranstaltung anwesend waren.
Bei Räumen mit individuellen Aufenthaltszeiten erfolgt ein Check-out über einen seperaten QR-Code. Diese ist deutlich mit CHECK-OUT gekennzeichnet.

Ein*e Teilnehmer*in hat sich im Raum geirrt und wurde bereits für die Veranstaltung erfasst. Ist das ein Problem?

Nein, das ist kein Problem. Im Ernstfall wird der/die Teilnehmer*in dem Gesundheitsamt als mögliche Kontaktperson gemeldet.

Einzelne Anwesende haben ihre USC nicht zur Hand. Kann ich sie trotzdem registrieren?

Falls die UniServiceCard vergessen wurde oder durch eine Beschädigung nicht lesbar ist, gibt es beim Check-in über die Löwen App die Möglichkeit der Erfassung über das 5-stellige Nutzerkennzeichen. Durch eine automatisch generierte verkürzte Ausgabe des dazugehörigen Vor- und Nachnamens kann die Identität geprüft werden.

Teilnehmer*innen an der Veranstaltung sind keine Angehörige der Universität. Kann ich sie trotzdem über die Löwen App als Veranstaltungsteilnehmer*innen erfassen?

Ja, hierfür wurde die Möglichkeit geschaffen handschriftliche Kontaktdaten als Foto zu erfassen.

Wenn ich den ganzen Tag in einem Raum bin, muss ich mich dann mehrfach einchecken?

Ja, wenn Sie als Lehrende*r bzw. Studierende*r mehrere Veranstaltungen im gleichen Raum haben, so ist es wichtig, dass Sie sich vor jeder Veranstaltung neu einchecken. Im Falle einer Kontaktverfolgung wird immer ein bestimmtes Zeitfenster betrachtet. Wenn Sie sich früh einchecken und dann mittags noch im Raum wären, würde man Sie nicht zu der Gruppe im zu ermittelnden Zeitfenster zuordnen können.

Problemfälle

Was ist zu tun, wenn keine Datenverbindung mit dem Smartphone möglich ist?

In diesem Fall muss auf das Führen von Papierlisten zurückgegriffen werden. Wenn am Veranstaltungsort prinzipiell das WLAN nicht verfügbar ist, dann informieren Sie bitte unsere Kollegen unter folgender Mailadresse wlan@itz.uni-halle.de.

In der Löwen App gibt es ein Problem. Wo wende ich mich hin?

Bitte schicken Sie eine E-Mail mit der Problembeschreibung und der Information, welches Gerät Sie verwenden, an app@uni-halle.de. Die Kollegen versuchen schnellstmöglich die Probleme zu beheben.

Was ist zu tun, wenn ich meinen Veranstaltungsraum in der Auswahlliste unter check-in.uni-halle.de nicht finde?

Sollten Gebäude oder Räume nicht in der Auswahlliste vorhanden sein, besteht die Möglichkeit, diese selbstständig hinzuzufügen. Sie sollten dabei die offiziellen Bezeichnungen verwenden, damit auch andere Kollegen*innen das Gebäude oder den Raum zuordnen und verwenden können.

Dem*r Teilnehmer*in ist bekannt, dass die bei uns geführten Adressdaten nicht mehr aktuell sind. Wie können diese geändert werden?

Für die Kontaktverfolgung ist es sehr wichtig, dass Adressdaten und Telefonnummern aktuell sind.
Studierende können diese ganz einfach im Löwenportal ändern (https://loewenportal.uni-halle.de).
Mitarbeiter*innen finden hier weitere Informationen: https://personal.verwaltung.uni-halle.de/service/veraenderung/.

Rechtliche Hintergründe

Warum müssen die Anwesenheitsdaten überhaupt erfasst werden? Und zu welchem Zweck?

Es wird die aktuelle Corona-Verordnung des Landes Sachsen-Anhalt in ihrer jeweils gültigen Fassung berücksichtigt. Die Martin-Luther-Universität möchte für Lehre und Forschung so viel Präsenz anstreben, wie unter Berücksichtigung der rechtlichen Bestimmungen sowie der geltenden Hygiene- und Sicherheitsbedingungen möglich und zu verantworten ist. Hierfür ist es erforderlich, die Anwesenheiten so zu dokumentieren, dass im Falle einer Erkrankung eine Nachverfolgung von Kontakten möglich ist.
Eine über diesen Zweck hinaus gehende Verwendung der Daten ist und wird ausgeschlossen.

Welche Daten werden bei der Erfassung gespeichert?

Erfasst wird ausschließlich die Chipseriennummer der Uni-Service-Card bzw. Personalkarte. Damit eine Bildung von Kohorten möglich ist, wird diese mit dem Raum und einem zeitlichen Bezug gespeichert.

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Die Löschung der Daten erfolgt nach den gesetzlichen Vorgaben automatisch mit Ablauf von 4 Wochen.

Was passiert im Fall einer notwendigen Kontaktverfolgung durch ein Gesundheitsamt?

Die Gesundheitsämter werden ihr Ersuchen an die Uni-Leitung herantragen und der Kanzler wird das ITZ daraufhin beauftragen, die personenbezogenen Daten zusammenzustellen. Dies geschieht in mehreren Schritten. Zu den erfassten Chipseriennummern, die für einen möglichen Kontakt in Frage kommen, werden die korrespondierenden Matrikel- und Personalnummern ermittelt. Daraus werden durch die entsprechenden Abteilungen der zentralen Universitätsverwaltung die Personendaten akkumuliert.